Compte rendu de réunion avec la Fondation KRYS Group
Présents : Pierre GERINI, Mathieu GUEGUEN et Nicolas GERAKIS
But :
Définir les contours et détails du « Challenge » de la Fondation pour offrir une expérience humanitaire à ses membres.
Préambule :
Cette opération est inspirée du Challenge Solidarité HK réalisé par Hesteau et Klienkoff. Mais de l’avis de Pierre, elle ne peut avoir la même physionomie puisque l’idée de monter un challenge de motivation au sein des 3500 adhérents et salariés du groupe est irréalisable. On conserve donc l’essence du challenge en offrant la possibilité aux salariés du groupe de vivre une expérience humanitaire à nos côtés mais on allège considérablement les conditions de participation.
Objet du projet :
Si le terme Challenge n’est pas approprié, en attente de lui trouver un nom de baptême, ce « défi » Krys rempli 3 objets :
fédérer le réseau autour des valeurs fortes du groupe
doter la Fondation d’une action internationale en propre (ce sera la première)
répondre (enfin) aux très nombreuses demandes des adhérents sur les opportunités qu’offre la fondation à ceux qui veulent s’investir personnellement dans l’humanitaire
Objectif :
Passer à l’action et faire de la Fondation, non plus un simple financeur d’actions d’associations mais aussi un acteur international de solidarité
Préparer l’arrivée de la télémédecine en Afrique
Pour ces deux raisons, la Fondation va se retrouver bien plus explosée que jusqu’à présent (obligation à minima de résultat sur l’opération) et évaluée (alors que c’était elle qui évaluait les actions qu’elle cofinançait).
Aussi, l’arrivée à nos côtés de ce partenaire devenu opérationnel positionne cette action comme délicate et risquée pour Voir La Vie.
Horizon 2021 :
La télémédecine est dans les petits papiers de KRYS depuis quelques années déjà. Marie-Noëlle VINET, responsable médicale du Groupe a présenté les résultats du Tour de France comme aboutis et prêts à être dupliqués. Les examens réalisés pendant les 15 jours du Tour de France auquel la Fondation participe avec son Bus de la Vue permettent aujourd’hui d’exporter le principe de télémédecine sur d’autres terrains d’action. Perspective de modélisation que Pierre lorgnait depuis un bon bout de temps pour pouvoir l’appliquer à l’humanitaire. Deux associations ont été sélectionnées pour en faire maintenant l’expérience terrain : l’Ordre de Malte et Voir La Vie.
Pour info, la télémédecine élaborée par Krys permet à un ophtalmologue lambda en France de valider à distance (télétransmission) les consultations réalisées loin de son domicile par un personnel opératoire formé au protocole de consultation. Ce modèle ne convient pas à nos actions africaines. Si la réalisation des consultations serait bien effectuée par notre personnel local (responsables optique et TSO), il n’est pas question que la télétransmission se fasse auprès d’un ophtalmologiste en France. J’ai obtenu que ce soit un homologue local qui soit formé au protocole et qui soit le référent médical de l’action. Le contraire dévaloriserait les efforts de formation que nous produisons auprès du corps médical local et décrédibiliserait l’expérience des ophtalmologistes de nos unités. Modification entendue et validée par Pierre.
Le Défi Krys 2020 :
Sa création et sa mise en place ne posent pas de problème particulier si ce n’est la très mauvaise visibilité que nous avons pour estimer ses chances de réussite. En fonction de quelques critères de participation, ce défi peut apporter un nombre considérable de demandes (que nous ne pourrons pas gérer) ou être un bide absolu.
Quels sont les critères ?
Financier : sur le dossier présenté en début d’année 2019, Mathieu et moi avions imaginé une tri-participation aux frais du défi :
La fondation qui paierait les billets d’avion
VLV qui prendrait tous les frais de séjour et les déplacements locaux
L’adhérent ou le salarié qui paierait la part du billet qui est défiscalisable (33%)
Après débat, cette répartition est compliquée à maintenir. Elle est élitiste et va créer une scission entre les adhérents disposant de beaucoup de personnel et les petites structures qui exploitent leur unique unité de vente à 3 ou 4 personnes. J’ai obtenu que la Fondation prenne en charge la totalité des frais de mission. Comme ces frais (principalement constitués par le prix du billet d’avion) sont variables entre les pays que nous allons ouvrir au Défi (Bénin et Sénégal), nous avons unanimement convenu d’une enveloppe de 1500 euros par participant.
Qualification : Pierre et Mathieu préféreraient que le Défi ne soit ouvert qu’aux salariés. Pas aux adhérents. Ne rentrons pas dans le détail mais à l’évidence, cela réduit le nombre des prétendants. Surtout qu’un des critères de sélection (appliqué aussi chez HK) est de limiter le Défi aux salariés d’une certaine expérience (opticiens diplômés) sachant réaliser un examen de réfraction et bénéficiant d’une certaine ancienneté dans la structure (exit les CDD et stagiaires).
Temps de travail : à la question de savoir si les salariés seront dépêchés en mission sur leurs journées travaillées où s’ils devront déposer des journées vacances, il a été décidé de ne pas orienter les adhérents, leur laissant arbitrer. Si la question remontait à Mathieu, nous avons convenu de prôner pour le système « anchois/fromage » (mieux connu sous le nom de « moitié/moitié »). A savoir 3 jours offerts par l’employeur et 3 jours prélevés sur le capital vacances (ou récupérations) du salarié/bénévole. C’est d’ailleurs le modèle que Calderon souhaite appliquer à ses équipes.
Sur ces trois bases là va être lancée une communication sur le réseau intranet des adhérents (pas visible par les salariés) pour leur présenter le Défi et leur demander de le proposer à leurs salariés s’ils le désirent et estiment qu’ils ont des collaborateurs répondant au profil demandé pour participer à l’action.
La Sélection :
La Fondation écrit le principe du Défi et fixe les conditions de participation (voir ci-dessus). C’est cette information qui doit atterrir entre les mains des adhérents. Cette info est complétée par une fiche de pré-sélection que l’adhérent propose (ou pas) à ses collaborateurs. Ce n’est donc pas la Fondation qui choisit les candidats mais directement l’adhérent. Beaucoup plus facile à gérer pour les éventuels effets retour.
Cette fiche est retournée à Mathieu qui écrème les hors sujets et constitue la short list.
Voir la Vie intervient en 3e intention en organisant (seule) une visio avec chacun des candidats pour retenir les lauréats qui partiront en mission. La responsabilité finale d’écarter tel ou tel salarié revient donc à VLV et dédouane l’adhérent d’avoir pu pratiquer un favoritisme au sein de ses équipes ou d’avoir influencé la Fondation.
Les missions proposées :
Calderon rencontré mardi 20 janvier cale un peu sur le nombre de salariés qu’il doit mobiliser pour compléter le programme Sénégal que nous lui affectons. De 8 personnes, il passe à 4 ou 5, maxi. Il va donc falloir en fournir environ 4. Le Sénégal est donc le premier pays à inclure dans le Défi.
Le Bénin n’a pas non plus toute sa dotation en bénévoles. Là encore on peut évaluer à 3 ou 4 personnes le besoin en formation ouvert au Défi.
On arrive à 8 bénévoles sur les 2 pays.
Mathieu explique qu’il a été contacté par pas loin de 25 personnes du groupe Krys lui demandant comment ils pourraient participer physiquement à une action humanitaire. On est donc parti sur un chiffre arbitraire de 20 bénévoles par an. Soit 10 pour le second semestre 2020, puisque nous ne pourrons être opérationnels qu’à partir de Septembre.
Comme l’aspect financier ne pose aucun problème (une enveloppe de 30 000 euros/an pour financer le Défi m’a été confirmée), il nous faut maintenant répondre aux possibilités en capital humain que la Fondation va nous fournir. Quitte à augmenter les rotations ou passer de binôme à trinôme les bénévoles partant ensemble sur les missions (si c’est justifié).
On peut aussi élargir l’objectif des missions à d’autres activités parallèles à mettre en place pendant la semaine de formation (dépistage scolaire, stratégies avancées…) Mais concernant le Bénin et le Sénégal, ces extensions d’activités sont un peu prématurées. A retravailler en 2021 quand les équipes seront plus opérationnelles. Pour finir, malgré le retour à une seule mission par an du Challenge HK, le report de la mission de novembre à février va nous amener à réaliser quand même les deux rotations annuelles prévues en Guinée. Il serait difficile, cette année, d’y glisser la participation de la Fondation (la Guinée étant un peu la « chasse gardée » de HK, ce n’est pas gagné non plus pour l’année prochaine).
Le calendrier :
• 18 février : lancement du Défi sur l’intranet et la newsletter du groupe
• Fin mars : présence de VLV sur le stand Fondation lors de leur AG. Rencontre avec les premiers bénévoles déclarés
• 1er avril : clôture des inscriptions ) Début des visio de sélection définitive
• 30 juin : constitution des équipes de bénévoles et affectation dans les pays d’intervention
• De Septembre à décembre : réalisation des missions
Les dates à éviter sont 7 et 8 novembre (Convention Krys) et après le 15 décembre où l’activités des fêtes de fin d’année dans les magasins nécessite la présence des équipes à 100%.
Participations :
Pierre souhaiterait aller tâter du terrain. Il pourrait se caler avant l’AG sur les missions de septembre ou octobre. Les participants à ces premières missions du semestre seront invitées à venir témoigner de leur expérience lors de l’AG du 7 et 8 novembre.
Mathieu a été invité par Pierre à partir aussi (large récompense du travail considérable qu’il abat pour la Fondation depuis des années sans avoir l’opportunité de participer sur le terrain). A contrario de Pierre, Mathieu ne pourra partir qu’après l’AG puisqu’il en la charge de l’organisation. Plutôt sur la mission de fin d’année
LES QUESTIONS A SE POSER AVANT DE SE LANCER
1°) – Le nombre de bénévoles du Défi à accueillir
Avons-nous la capacité à accueillir 20 bénévoles par an dans nos missions ?
L’évidence est de proposer d’autres programmes que la simple formation en réfraction. Ceci veut inévitablement dire qu’il faudra accompagner les bénévoles du Défi pour les assister dans la mise en place de ces nouveaux programmes.
Quels pays et quels programmes ?
GUINEE : si Olivier et Serge confirment qu’ils se limitent à une seule mission en 2021, la capacité sera de 10 bénévoles complémentaires à ceux du Challenge HK
BENIN : nous reconduirons 5 missions de 2 personnes en 2021 avec ouverture au dépistage scolaire et la joint-venture avec Kétou. Un total de 10 bénévoles semble réaliste
SENEGAL : il est normalement le territoire de Calderon mais comme il ne pourra pas fournir la totalité des besoins en personnel, nous aurons besoin d’un renfort. Estimons-le à la moitié des rotations, soit 4 personnes
On devrait avoir notre quota puisque sur ces 24 bénévoles possibles, il faudra retrancher les permanents de l’association qui repartiront (Amandine, Lionel, Fabienne…)
2°) – L’accompagnement des cadres de la Fondation
Pierre et Mathieu ayant exprimé leur envie de se rendre sur le théâtre des opérations, il nous faut les encadrer pour s’assurer du parfait déroulement de leur mission (le contraire nous serait fatalement préjudiciable). La participation prévue de Mathieu à la mission de décembre tombe parfaitement avec la mission d’évaluation et de fusion que nous avions prévue au Bénin avec l’association de Christian Delagrange, Assistance Humanitaire Internationale. Je devais y participer. Rien à changer.
Celle de Pierre en septembre est plus compliquée à étoffer puisque Lionel est tout désigné à l’accompagner mais qu’il est déjà mobilisé à deux reprises au cours du premier semestre. Fabienne, qui a demandé de la prévoir plutôt à la rentrée qu’en avril, est dans la bonne chronologie. Mais est-ce un service que de l’envoyer au feu avec le président d’une fondation à laquelle elle n’adhère pas en tant qu’opticienne et avec l’unique expérience qu’elle a de Pobè ? A réfléchir.
3°) – L’application de la télémédecine
J’ai reculé l’arrivée de la télémédecine dans nos missions à 2021 prétextant qu’il valait mieux, dans un premier temps, lancer le Défi sur des bases de missions de formation simples à monter plutôt que se précipiter avec un sujet aussi délicat à mettre en place. Chose entendue par Pierre. Pour autant, nous n’avons « que » l’année pour réfléchir à ses conditions d’implantation.
Quel pays, quelles équipes, quelles conséquences sur l’existant, quelles coopérations avec les pouvoirs publics locaux, quel suivi… ?????
A la première réflexion la télémédecine serait une aubaine pour Matam où nous pouvons légitimement supposer que nous n’aurons pas de renfort en TSO avant longtemps. Mais les détails de son application ne sont pas sans poser des problèmes (validation du coordinateur du Plan et du Ministère de la Santé, capacité des équipes du Dr Diallo à Ourossogui, volume minimum à produire, formation spécifique…).
J’ai sensibilisé Marie-Noëlle VINET que je sens bien partante pour en étudier l’application lors d’une mission d’audit. Accompagné par Loïc, le directeur du pôle informatique de Krys group, très impliqué dans la technologie de connexion nécessaire à sa mise en place. Cette mission pourrait être pilotée chez nous par Bertrand Arnoux qui connait Marie-Noëlle pour avoir participé aux étapes du Tour de France dans leur Bus de la Vue et qui apporte la vision indispensable d’un ophtalmologiste.
Bref, il faut très vite en définir les contours, les enjeux, les implications pour VLV pour commencer à bâtir un programme construit avant d’être relancés par la Fondation Krys.